Ordonnance 2547: Agent des achats qualifiés

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Publié: Septembre 20, 2018 @ 6:00 AM EST

La codification d'un agent qualifié d'achat, également connu sous le nom APQ, est réglé pour être transformé en loi le 20 Septembre au maire & session du Conseil.

Ordonnance 2547 établira la rémunération, qualifications, fonctions, et responsabilités du poste.

Le terme nommé sera basé sur un contrat, pas automatiquement annuelle, et devra être qualifié en obtenant et en maintenant certaines certifications.

Les responsabilités et les tâches détaillées nécessiteront l'APQ à:

  1. Les travaux visant à assurer l'arrondissement du respect de Roselle Park avec les dispositions du New Jersey marchés publics locaux Droit.
  2. Élaborer et recommander des procédures d'achat complètes pour une utilisation par l'arrondissement de Roselle Park et ses agences.
  3. Élaborer et recommander des lignes directrices complètes pour les fournisseurs ou d'autres entités qui cherchent à faire des affaires avec l'arrondissement de Roselle Park.
  4. Élaborer et recommander des méthodes pour moderniser et mettre à jour en permanence les systèmes d'approvisionnement et les techniques utilisées par l'arrondissement de Roselle Park.
  5. Travailler en collaboration avec les ministères de l'arrondissement, personnel, et les professionnels sous contrat pour assurer la prestation efficace et en temps opportun des biens et services.
  6. Superviser et exécuter toutes les fonctions d'approvisionnement au nom de l'arrondissement de Roselle Park, y compris, mais sans s'y limiter,:
    1. Finaliser spécifications de l'offre.
    2. Finaliser documents de sollicitation de propositions.
    3. L'examen des citations comme reçues par les ministères utilisateurs finaux.
    4. offres Réception au nom de l'arrondissement.
    5. L'examen des documents de soumission comme reçue.
    6. Action sur des éléments de recommander publiquement enchérir.
    7. La recherche coopérative et d'autres possibilités d'achat de groupe.
  7. Effectuer toutes autres tâches qui peuvent leur être confiées par le maire et le conseil.

L'échelle salariale pour le poste, comme établi dans une ordonnance précédente (lien) est entre $15,000 et $50,000.

Pour une municipalité, Un avantage d'avoir un APQ est que le seuil de soumission va de $17,500 jusqu'à un maximum de $40,000. Il appartiendrait à l'organe directeur ce que le nouveau seuil de soumission serait et il serait formalisé par une résolution.

Les achats ou plus $17,499 travaille maintenant, enchères sont annoncées au moins 10 journées, décerné par l'organe directeur, puis l'ordre d'achat est signé par le directeur financier (CFO), trésorier adjoint et deux membres de l'organe directeur – le président du comité des finances et de Sous-comité président. L'ordre d'achat est envoyé au vendeur, signé avec une retourné facture par le vendeur, et payé à l'approbation du conseil d'administration une fois le travail ou le produit est livré.

La nouvelle procédure proposée aurait la commune Solliciter, at least, deux (2) citations – pas les offres – puis un ordre d'achat généré qui est signé par le directeur financier, trésorier adjoint, et l'APQ. Il évite d'avoir l'examen du conseil d'administration et signer l'ordre d'achat. D'un côté, il simplifie le processus de ne pas retarder le paiement par avoir à attendre l'organe directeur pour examiner et signer. D'autre part, il supprime l'examen de ces bons de commande de l'examen formel par l'organe directeur. Il laisse ce protocole jusqu'à l'APQ.

Pour les achats sur le nouveau seuil de soumission comme encore indéterminée, les étapes sont les mêmes que celui en cours de mise hors offres, les avoir attribués, et payé. La seule différence avec un APQ serait que, encore, l'ordre d'achat est examiné et signé par cette personne, par opposition à l'organe directeur.

Pour tout nouveau protocole proposé de seuil d'offre, l'approbation et l'autorisation finale pour les achats seraient encore besoin de l'approbation par l'organe directeur par l'approbation de la liste des factures qui est inclus dans presque toutes les réunions que l'ordre du jour. Ce serait, comme il est actuellement, la responsabilité de l'organe directeur d'examiner tous les éléments de ligne sur une liste de factures.

Un autre avantage à un APQ est que le seuil des citations augmenterait du courant $2,000 limite peut-être jusqu'à $6,000.

La principale différence entre une offre et un devis est que les offres ont un minimum d'une période de dix jours pour permettre aux soumissionnaires multiples alors qu'une citation ne pas cette contrainte de temps.

L'audience publique et vote du conseil sur ordonnance 2547 est en ce soir 7 p.m. réunion municipale de l'ordre du jour. La réunion aura lieu au complexe du parc municipal situé à Roselle 110 Avenue East Westfield.

Une copie de l'ordonnance 2547 est inclus ci-dessous pour examen et / ou télécharger:


Ordonnance Télécharger RP 2547